En el mundo empresarial, las notificaciones fehacientes son cruciales en diversas situaciones. Atrás quedaron los días en que el burofax y las notificaciones notariales eran las únicas opciones fiables. Hoy en día, existen varias formas de notificación electrónica que ofrecen evidencia del envío, recepción y contenido de la comunicación. A continuación, te explicamos los tipos de notificación electrónica disponibles y cuándo es apropiado utilizar cada uno.
¿Qué es una Notificación Electrónica?
Según el artículo 3 del Reglamento eIDAS, una notificación electrónica es un «servicio de entrega electrónica certificada» que permite transmitir datos entre partes por medios electrónicos, ofreciendo pruebas relacionadas con la gestión de los datos transmitidos. Esto incluye pruebas del envío y recepción de datos, protegiendo la información contra pérdidas, robos, deterioro o alteraciones no autorizadas.
Tipos de Notificación Electrónica: Certificadas y Cualificadas
En base al Reglamento eIDAS, las notificaciones electrónicas se dividen en dos categorías principales: certificadas y cualificadas.
- Notificaciones Electrónicas Certificadas
- Correo Electrónico Certificado:Ofrece pruebas legales del momento de envío, recepción y contenido de la comunicación. Se puede enviar desde cualquier dispositivo y lugar, lo que lo convierte en una opción práctica y válida jurídicamente.
- SMS Certificado:Similar al correo electrónico certificado, proporciona pruebas válidas del envío, recepción y contenido del mensaje, junto con detalles sobre la ubicación de envío y recepción.
- Factura Electrónica Certificada:Las facturas se envían por correo electrónico certificado, acreditando el envío, entrega y contenido de la notificación.
- Notificaciones Electrónicas Cualificadas
- Estas notificaciones son proporcionadas por prestadores cualificados de servicios de confianza y cumplen con requisitos específicos para garantizar la identificación del remitente, la protección de datos y otros aspectos de seguridad.
Usos Comunes de las Notificaciones Electrónicas:
- Reclamación de deudas y facturas impagadas.
- Notificaciones sobre altas en ficheros de morosos.
- Comunicación de despidos laborales.
- Notificaciones relacionadas con ERTES.
- Comunicación de resultados de análisis médicos.
- Notificaciones de horarios al personal de una empresa.
- Informar sobre la finalización de un contrato de arrendamiento.
- Votación electrónica para socios de una sociedad mercantil.
Ventajas de las Notificaciones Electrónicas:
- Facilidad de Envío: Se pueden enviar fácilmente desde cualquier dispositivo utilizando el correo electrónico habitual.
- Pruebas Fehacientes: Quien envía tiene pruebas documentales del envío, recepción, momento de la recepción y envío, y contenido del mensaje.
- Económicas: Son un método económico, pagas solo por el servicio que utilizas.
- Validez Legal: Todas las notificaciones electrónicas tienen total validez legal.
Conocer los tipos de notificación electrónica es esencial para utilizarlos correctamente en cada caso y evitar problemas en situaciones donde es crucial tener constancia del contenido, envío y recepción de la comunicación. Si tienes alguna pregunta, no dudes en ponerte en contacto con nosotros www.overcom.es Estamos aquí para ayudarte.
Carlos Herrera
